Qualitätsmanagement - mehr als nur Formsache

Praxisorientierte Vorbereitung auf die Zertifizierung - eine Softwarelösung im Anwendertest
Immer mehr Betriebe in der Orthopädie-Schuhtechnik müssen sich mit dem Thema Qualitätsmanagement befassen. Hintergrund ist die zunehmende Forderung der Kostenträger nach einem Zertifikat entsprechend der Medizinprodukte-Norm als Voraussetzung für den Abschluss von Verträgen. In vielen Fällen wird die Einführung des Qualitätsmanagements aber nur als lästige Verpflichtung oder Belastung empfunden, ohne die Chancen, die sich für das Unternehmen ergeben, zu sehen: konsequent umgesetzt lassen sich innerbetriebliche Abläufe optimieren, versteckte Entwicklungspotenziale aufdecken und die Wirtschaftlichkeit verbessern.

„Als Vertragspartner der Krankenkassen mussten wir uns zwangsläufig mit dem Qualitätsmanagement auseinandersetzen. Dabei ist uns sehr schnell klar geworden, welche Möglichkeiten sich bei einer professionellen Umsetzung bieten.“ erinnert sich Achim Oberle, Orthopädieschuhmachermeister und Geschäftsinhaber von „OBERLE - Gesunde Schuhe“ in Ettenheim. „Wir wollten die Gelegenheit nutzen, den Betrieb besser zu strukturieren. Um die Kosten möglichst gering zu halten, haben wir nach einer passenden Softwarelösung gesucht. Es sollte ein kompetenter, am Markt etablierter Anbieter sein, der uns beim Aufbau und der Durchführung des Qualitätsmanagements bis hin zur Zertifizierung begleitet. Wir haben uns dann für den Marktführer +Design 2012 mit seinem QM-System entschieden, weil wir überzeugt waren, dass dieser Partner in der Lage sein würde, unsere Erwartungen zu erfüllen.“

Integration in die Arbeitswelt

Im Rahmen der Zertifizierungsvorbereitungen erfolgte bei OBERLE der Aufbau eines Qualitätsmanagementsystems mit Dokumentation der internen Arbeitsabläufe, Erstellung eines QM-Handbuchs, Mitarbeitereinweisung und internen Audits. „Wichtig war uns, dass eine laufende Aktualisierung gewährleistet ist und dass die Unterlagen an jedem Arbeitsplatz einsehbar sind. Wir haben Wert darauf gelegt, dass die Mitarbeiter in den Gestaltungsprozess einbezogen werden. Die bei der täglichen Arbeit gemachten Erfahrungen bildeten dann auch eine wichtige Grundlage bei der Ausgestaltung strukturierter und transparenter Beschreibungen, die im QM-Handbuch dokumentiert wurden. So entstand ein Regelwerk, das an die individuellen Bedürfnisse der Firma OBERLE angepasst ist.“ beschreibt Achim Oberle die ersten Erfahrungen mit dem neuen QM-Programm. „Durch die Vernetzung mit der Branchensoftware wird das Qualitätsmanagement zudem komplett in die tägliche Arbeitswelt integriert. Das QM-System sammelt, archiviert und verknüpft alle QM-relevanten Dokumente und stellt sie als elektronisches QM-Handbuch am Computer-Arbeitsplatz zur Verfügung. Die Handhabung ist sehr benutzerfreundlich. Dass wir über die gewohnte Windows-Oberfläche direkt auf gesuchte Dokumente zugreifen können, ist für uns eine große Arbeitserleichterung. Alle Änderungen werden den Mitarbeitern sofort angezeigt. Über eine so genannte Aufgabenverwaltung wird jeder Beteiligte aktuell und nachweisbar informiert. Man erhält also rasch Einblick in die jeweils gültigen QM-Dokumente und kann diese vorschriftenkonform umsetzen. Ein Änderungsdienst sichert den Zugriff auf die aktuellste Dokumentenversion, so sind Unklarheiten durch veraltete Verfahrensanweisungen praktisch ausgeschlossen. Da macht es sogar Spaß die Aktualität zu waren.“

Mehr als nur Formsache

Nach einem halbe Jahr im Praxis-Einsatz zieht Achim Oberle eine positive Bilanz: „Das Programm hat unsere Erwartungen voll und ganz erfüllt. Für unser Audit im November letzten Jahres waren wir dank der neuen Technik bestens vorbereitet. Besonders bewährt hat sich die frühzeitige Einbeziehung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die Verbesserungsvorschläge mit direktem Bezug zur täglichen Arbeit einbringen konnten. Diese praxisnahe Ausrichtung und das Gefühl, den Prozess mitzugestalten, führten zu einer sehr hohen Akzeptanz. Darüber hinaus haben wir durch die konsequente Umsetzung des Qualitätsmanagements in Verbindung mit der Branchensoftware schon länger vorhandene strukturelle Probleme gelöst und so unsere Effektivität und Wirtschaftlichkeit deutlich verbessert.“ Weitere Informationen zum Qualitätsmanagement mit +Design 2012 finden Sie unter www.orthosoftware.de.