1-klick Reha-Verwaltung

 
04.10.2010 - Automatisierte „1-klick Reha-Verwaltung“ von +Design 2012 optimiert zeitaufwändige Dateneingabe und Belegerstellung


In Zusammenarbeit mit dem Sanitätshaus Kaphingst aus Marburg wurde vom Branchenanbieter +Design 2012 eine praxisnahe Softwarelösung für eine effizientere Abwicklung der Hilfsmittelversorgung entwickelt. Das neue Programmmodul „1-klick Reha-Verwaltung“ zur Optimierung arbeits- und zeitaufwändiger Arbeitsabläufe bei der Datenerfassung und Belegerstellung wurde während der Rehacare in Düsseldorf erstmals dem Fachpublikum präsentiert.

Die Leistungserbringer haben, nicht zuletzt durch die Ausschreibungspraxis der Krankenkassen und deren Rahmenverträge, eine deutliche Zunahme der Versorgungsfälle zu verzeichnen. Für die Betriebe führt dies zu einem wesentlich höheren Arbeitsaufwand, da für jede Auslieferung, Vermietung oder Rückholung zahlreiche Arbeitsschritte mit zeitintensiver Datenermittlung und -eingabe sowie der Erstellung unterschiedlicher Belege notwendig sind. Am Anfang der Bearbeitung einer Hilfsmittelversorgung steht die Suche nach einem geeigneten Produkt aus dem verfügbaren Lagerbestand. Über den Patienten werden dann der zuständige Kostenträger und über diesen wiederum die entsprechenden Verträge und die zu berechnenden Vertragspositionen ermittelt. Um den Lieferschein korrekt erstellen und ausdrucken zu können, muss der Versorgungszeitraum anhand des GWZ berechnet und mit dem Datum der Leistungserbringung eingetragen werden. Es folgt der Ausdruck aller weiteren Formulare für die Kasse und den Patienten (wie Rechnung, Eigentumsvorbehalt, Bedienungsanleitung/-hinweise etc.). Mit den entsprechenden Versandpapieren kann das Rehamittel dann endlich ausgeliefert werden.

Optimierte Dateneingabe
Mit dem neuen Programmmodul „1-klick Reha-Verwaltung“ für +Design 2012 lässt sich der Aufwand für die Bearbeitung einer Versorgung spürbar reduzieren. Es müssen nur noch der Patient gefunden bzw. neu angelegt, sowie Rehamittelnummer und Verordnungsdatum eingegeben werden. Mit einem Klick erledigt das Programm dann alle folgenden Arbeitsschritte. Die benötigten Angaben werden automatisch eingefügt und die erforderlichen Belege in einer, den jeweiligen Empfängern zugeordneten Reihenfolge ausgedruckt. Entscheidend ist dabei, dass die Rehamittel-Bewegungen nicht mehr direkt beim jeweiligen Produkt eingegeben werden müssen. Damit entfallen das zeitraubende Suchen der Stammdatensätze und das Wechseln zu den verschiedenen Eingabebereichen. Auch das Anlegen und die Pflegen von Musterkostenvoranschlägen sind damit überflüssig. Mit fünf Eingaben ermittelt das Programm alle für den weiteren Ablauf und die Abrechnung relevanten Daten zum aktuellen Zeitpunkt. Voraussetzung für die korrekte Ausführung ist allerdings, dass die Stammdaten auf dem Laufenden sind. Für die Bearbeitung müssen dem Programm folgende Basisinformationen zur Verfügung stehen:
- Leistungserbringer (eigene Filiale)
- Leistungsempfänger (Patient)
- Kostenträger (Kasse)
- Vertragsarzt (Arzt)
- Rehamittel (Reha-Stamm)
- Vertragspreis(e) (Pauschalen etc.)
- Verordnung (KV-Daten)




Optimierte Belegerstellung
Mit der „1-klick Reha-Verwaltung“ haben +Design 2012-Anwender die Möglichkeit, zu jeder Rehamittel-Bewegung per Klickfeld Belege hinzuzufügen sowie die gewünschten Ausdrucke zu bestimmen. Pro Ausdruck können ein oder mehrere „Empfänger“ sowie die Anzahl der Exemplare, die diese/r Empfänger erhalten sollen, eingegeben werden. Die Druckoption „nach Empfänger sortiert drucken“ erspart den Mitarbeitern das lästige Sortieren der Drucke mit der Hand. Selbsterstellte Word-Dokumente sind über den Vertragsassistenten mit den jeweiligen Vertragspositionen verknüpft, so dass sich für jedes Rehamittel eigene Belege definieren lassen. Sind alle Belege und Drucke der Auslieferung festgelegt, genügen fünf Eingaben und ein Klick, um den vollständigen Auslieferungsprozess abzuwickeln. Unter anderem können folgenden Belege über das Programm automatisch bearbeitet und ausgedruckt werden:
- Kostenvoranschlag        
- Rezept (Verordnung)     
- Lieferschein (UPS-Versandbestätigung)
- Rechnung an Kasse
- Rechnung an Versicherten (wenn Zuzahlung)
- Abrechnungsformular
- Eigentumsvorbehalt
- Antwort/Rücksendeformular (Vordruck)
- Auslieferungsschein (Reha)
- Rückholschein (Reha)
- beliebige selbst erstellte Winword-Dokumente


 
Michael Suntheim vom Sanitätshaus Kaphingst schätzt die "1-klick Reha-Verwaltung" von +Design 2012 

Interview  mit Michael Suntheim,

Abteilungsleiter Orthopädie-Technik, Orthopädie-Schuhtechnik, Medizintechnik und Werkstatt für Chirurgiemechanik, Sanitätshaus Kaphingst GmbH in Marburg

Herr Suntheim, warum braucht ein Gesundheitsmarkt wie Kaphingst überhaupt eine „1-Klick Reha-Verwaltung“?
Im Jahre 2009 hatten wir bei der Ausschreibung einer größeren Krankenkasse das Regionallos für die Versorgung mit Elektrostimulationsgeräten gewonnen. Sehr schnell wurde deutlich, dass die Erstellung der umfangreichen Unterlagen sehr zeitintensiv war und zu einer hohen Belastung der Mitarbeiter führte. Da kam uns die Idee, dass sich mit einer entsprechenden Softwarelösung die Mitarbeiter entlasten und Eingabefehler weitgehend vermeiden lassen.

Warum haben Sie sich mit Ihrer Idee an michael martin gewand?
Da wir schon seit einigen Jahren mit der Branchenlösung +Design 2012 arbeiten, lag es nahe mit den Mitarbeitern von michael martin Kontakt aufzunehmen. Zumal wir in der Vergangenheit immer wieder festgestellt hatten, dass neue Marktanforderungen sehr schnell im Programm umgesetzt werden. Die gemeinsame Entwicklung einer Problemlösung war für uns dann aber auch eine neue Erfahrung.

Wie hat sich denn die Zusammenarbeit gestaltet?
Die Mitarbeiter bei michael martin waren von unserer Idee sofort begeistert. Auf der Basis eines von uns erstellten Lastenheftes wurden alle Anforderungen und Anregungen konsequent umgesetzt. Fachliche Kompetenz auf beiden Seiten und eine laufende, enge Abstimmung waren wichtige Voraussetzungen für die schnelle Erarbeitung einer praktikablen Problemlösung. REALSIERUNGSZEIT von Auftragserteilung bis zur Vorversion

Haben Sie schon Erfahrungen im Praxis-Einsatz gemacht?
Aktuell haben wir schon die ersten Versorgungen mit dem neuen Programmmodul durchgeführt. Signifikant ist die Veränderung der Arbeitsabläufe. Bisher mussten zur Erstellung der Unterlagen an verschiedensten Stellen Dateneingaben gemacht werden. Das wird durch die Software deutlich vereinfacht. Durch die Hinterlegung von Informationen im System können viele Daten übernommen werden, Doppeleintragungen entfallen völlig. Das entlastet vor allem unsere Mitarbeiter, die im optimalen Fall nur noch den Patienten auswählen und das Rezeptdatum eingeben. Alle Eintragungen in den einzelnen Modulen und Dokumenten werden von dem Programm erledigt, die zu erstellenden Dokumente kommen dann schon vorsortiert aus dem Drucker. Genaue Zeitbenennung möglich?

Konnten Sie bereits konkrete Verbesserungen feststellen?
Wir haben nach den ersten Testläufen sehr schnell in den Echtzeitbetrieb gewechselt. Eine deutliche  Verringerung des Zeitaufwandes bei der Verwaltung der Rehamittel ist absehbar, lässt sich aber im Moment noch nicht genau beziffern. Durch die Hinterlegung von Informationen im System ist die Fehlerquote bei der Dateneingabe zurückgegangen. Und die Entlastung von den Routinetätigkeiten hat sich positiv auf die Motivation unserer Mitarbeiter ausgewirkt.

Was sind die besonderen Stärken der „1-klick Reha-Verwaltung“?
Die aktuellen Funktionen sind speziell für die Versorgung mit Reha-Hilfsmitteln ausgelegt. In Fällen, die ohne zusätzliche Genehmigung der Krankenkasse versorgt werden, zeigen sich die Vorteile des neuen Programms. Für +Design 2012-Anwender ist die „1-klick Reha-Verwaltung“ als zusätzliches Tool zur Optimierung der Verwaltung bei der Hilfsmittelversorgung mit Sicherheit ein Gewinn.

Aktueller Auszug aus der Fachzeitschrift Gesundheitsprofi